💻魂灵在野3_对助理的理解

date
Mar 30, 2022
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助理
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做了5年助理工作,虽然有一些心得,自认为还是稚嫩,还是刚起步。
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Post

助理可能不挑行业

Peter直接和我坦率他对我弟弟方向的一些思路,能把自己不成熟或者初步的想法拿出来讨论的领袖是值得尊敬的。问弟弟”要把时间投入在这个行业里吗?“,问完很快就觉得这个提问并没太大意义。
有些自觉资历老道的管理者比较爱惜羽毛,”惜字如金“,言及之物自认为深思熟虑,最后大家跟着一起搭台演戏,好一出闹剧。
 
别人问我做什么,一般我都说的是助理,不怎么谈及行业。
助理这个角色,在企业里面有点特别,他可能并不体现在价值链也不体现在业务流里。助理有什么价值,最后回归到请人回来的管理者身上,大概率会落在”忙不过来“这一点。
所以,助理往往都是管理者影响力的延伸,也是信息触点的延伸。助理一般没有界限清晰的权责,但其权责绝大部分会落在管理者自身的权责范围内。
 
所以行业对助理重要吗,其实不太重要。
 
助理最核心的价值,在于”省时间“。省的,是管理者自身的时间。这一点是助理有价值的大前提。从前东家离开,这句总结是我最大的教训了。
试想一下,如果一个管理者对自己的时间也没有管理,对时间投入在最核心价值的事情上没有判断,对ta的助理来说是不是这段职业经历的灾难?如果管理者没有计划,没有优先次序的判断,助理必然就会被指挥做各种杂物,各种救火。助理并不是杂务官,杂务官请一个小文秘做就行了,又何必费心费力请个副手呢?
助理是围绕他的上司最核心的工作进行工作的,他的计划,就是大厦的主轴心,大厦在搭建的过程中,助理就是凑齐素材,验证猜想的副手。
 

助理可以做沟通的补充

管理者最核心的一项工作之一就是沟通,助理不能越俎代庖,也没资格这么做。但在非正式沟通中,有很多信息是助理可以补全,对更微观的层面去执行任务和收集信息。上下属永远都有一丝紧张,而助理在其中更游刃有余。带着对上命令的理解,和对下信任的沟通,去填充其中的沟壑,帮助自己上司的下属做到更好的交付。
 

助理需要很强的项目管理能力

助理在执行层面最大的挑战是——任务多且杂,沟通得到的信息也是繁复混乱的。得益于大学的时候接触PMP和工作后亲自实战的敏捷开发,计划和梳理是强项,可现实是……时间总是不够的,计划很好,永远在变。
敏捷开发的理念其实很适合用在助理的工作上,但对助理有很高的要求。能把工作融入到敏捷开发的助理,肯定有大局观、系统观,在业务流程上能清晰的把控瓶颈点、风险点和最高价值的业务动作。具备这样的能力的助理也是半个管理者了。因此在大局观上必须高度和上司同频。
看板Kanban 是助理工作里相当好用的工具,但对于企业在策略、销售、人事、财务多方面的复杂流程,很难可视化,即便可视化了也难以融入项目管理里。
我自己的经验是提炼业务动作不同阶段的状态来作为看板的业务流。这个方法缺点很多,我用标签和特殊的 微观看板(看板中的看板)来补充业务跟进的复杂度。如果有机会,可以展开聊聊。
 

助理的人脉会可以让上司处理事情更柔软

助理有一个大忌(也是我常常犯的错误),要扭转上司对意见事情的判断和做法。对事情有不同理解,应该是一种相互补充,在执行的过程中,更重要是和(信息不全而自以为是的)自付与(没有大局观而自视甚高的)正义感的自己做斗争。
面对不完全同意上司的决策和看法,在执行前要先解决好自己的心态问题,不然在执行的过程中,你成了上司的瓶颈,又成了下属的替死鬼。
管理者最常见的特点就”缺乏同理心“。对他的下属而言,助理是一个有影响力的角色,同时,可共情的助理也是一个绝好的倾听对象。助理对比管理者,可能在某种意义上讲,更容易赢得其他人的信任。这种信任是珍贵的,不能辜负。同时,助理被上司信任,也同样是珍贵的。而这两份信任,有可能在同一件事情上,会产生对助理行动的不一样的期待值。很多不是是非黑白的事情上,往往是沟通不足或者是不够深入导致许多误会导致摩擦和执行不彻底,助理有时候要敢于用自己的信用去推动事情往业务完美交付方向走。但在这点上,我只能认识到很重要,却依然没能做得很好。也无法给大家说太多有价值的东西……但核心的,永远都是客户和用户体验,无论做什么决策,尤其是短期的,冲动的情绪性的,应急救火的,切记都不要违背这两点,这样大概率不会犯大错。
 
啰啰嗦嗦,碍于时间没有列举一些自己的经历和故事。我离职不久,很多经历也有一些敏感,可能影响到前同事。可能等过后有空,时过境迁了,再补充回来吧。
 
 
 
 
 

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